Ассоциация Производителей Энергоэффективных Окон
Ассоциация Производителей Энергоэффективных Окон




Планирование работы служб оконной компании. Планирование замеров и монтажа

Михаил Кузнецов, начальник отдела тестирования ООО "Алтек" (Санкт-Петербург)
Международная конференция по программному обеспечению в оконном бизнесе "WinSoftDay 2004"

В докладе рассмотрен подход, позволяющий рационально организовать планирование работы служб оконной компании с использованием современного программного обеспечения (на примере программы Optima WIN™ 5.2, разработанной ООО "Алтек" (Санкт-Петербург)).

Конкурентная борьба и непрерывно ускоряющийся ритм жизни общества диктуют необходимость четкого и, вместе с тем, гибкого планирования во времени всех аспектов деятельности современной компании. В полной мере это относится и к представителям оконного бизнеса.

Грамотное планирование существенно снижает вероятность различных сбоев в работе фирмы, улучшает ее имидж в глазах клиентов, снижает издержки и, в конечном счете, повышает общую эффективность работы компании. Напротив, периодические просчеты в планировании (или, тем более, хронически слабая его организация в той или иной компании) приносят прямые убытки, создают в коллективе нездоровую атмосферу постоянных "авралов", дискредитируют фирму в глазах клиентов, рассерженных срывами сроков замеров, изготовления, доставки или монтажа.

Психологи и специалисты по маркетингу предупреждают: клиенту, как правило, легче простить технические погрешности в продукции фирмы при условии уважительного и доброжелательного к себе отношения со стороны ее сотрудников (и, разумеется, при условии последующего исправления фирмой допущенной технической ошибки), нежели неуважительное и некорректное к себе отношение. Срывы же согласованных с клиентом сроков (порожденные в большинстве случаев ошибками планирования деятельности фирмы) воспринимаются заказчиком как явное неуважение к себе и рождают сильнейшую негативную реакцию, которой он не замедлит поделиться со многими другими потенциальными клиентами фирмы. Следовательно, в современных условиях необходимо наладить и постоянно поддерживать грамотное планирование работы всех служб оконной компании.

Остановимся подробнее на планировании замеров и монтажа. Прежде всего, менеджер на этапе согласования даты замера с клиентом должен исходить из календарного плана замеров, уже согласованных с другими клиентами ранее, с тем чтобы не поставить новый замер на число, когда служба замеров будет и без того перегружена. Это, в свою очередь, требует утверждения норматива времени, отводимого на один замер. В условиях большого города необходима дальнейшая детализация планирования, а именно, целесообразно группировать замеры по районам города. При этом менеджер, принимая решение о дате замера, должен стремиться к тому, чтобы 1) по возможности, замеры на каждый день группировались в пределах одного (в случае единственного замерщика) или немногих (в случае нескольких замерщиков) районов города и 2) служба замеров не была чрезмерно перегружена. Подобное районирование позволит повысить среднее количество замеров, выполняемых за день, и при этом снизить транспортные расходы.

Говоря о монтаже, можно рекомендовать еще более высокую степень детализации. Помимо группировки по датам и районам города, в данном случае целесообразно ранжировать монтаж по категориям сложности. Ранжирование должно производиться на основе экспертной оценки сложности заказа, выполняемой менеджером с учетом мнения замерщика о состоянии проемов. При этом более сложным типам монтажа уместно присвоить более высокую стоимость. Менеджер анализирует группировку монтажей по датам и районам города с указанием категории сложности и принимает решение о том, на какую дату ставить монтаж нового заказа. При этом он, разумеется, учитывает, что монтаж более высокой категории сложности занимает больше времени. (Нормативы времени по категориям сложности также должны быть утверждены заранее.)

Не отрицая важности классических приемов планирования, вошедших в обиход еще в "докомпьютерную" эпоху, хотим подчеркнуть, что применение современного программного обеспечения позволяет существенно повысить эффективность планирования, сделать его более четким и гибким, снизить вероятность ошибки. Компания "Алтек" (Санкт-Петербург) при разработке своих программных продуктов неизменно проводит политику всестороннего охвата потребностей оконного бизнеса. Ее программы -это комплексные инструменты по автоматизации всех аспектов деятельности оконного предприятия, а не просто средства для решения узкотехнологических задач. В том числе, они позволяют эффективно решать проблемы планирования.

Кратко рассмотрим реализацию вышеописанной концепции планирования замеров и монтажа на примере программы для оконной отрасли Optima WIN™ 5.2, разработанной ООО "Алтек".

Планирование замеров с помощью программы Optima WIN™ 5.2 можно организовать следующим образом. Менеджер по приему заказов при получении нового заказа от клиента выставляет в поле "Плановая дата замера" основного окна программы предварительную дату выезда замерщика. Далее, с помощью специального отчета, созданного средствами встроенного в программу дизайнера отчетов, он может просмотреть распределение замеров по дням за любой интересующий период времени, при этом обрабатываемый заказ для повышения наглядности будет иметь в отчете цветовое выделение. Анализируя данный отчет, менеджер может оперативно скорректировать дату в поле "Плановая дата замера". Отметим, что в основном окне программы предусмотрено и поле "Фактическая дата замера", которое облегчает контроль своевременного осуществления замера.

При районировании в условиях большого города в форме дополнений к заказу возможно завести замер с указанием района города, в котором он будет осуществляться. При этом средствами дизайнера отчетов создается новый отчет, в котором замеры за любой интересующий промежуток времени будут сгруппированы по районам города (рис. 1).

При ранжировании монтажа по категориям сложности последние задаются в форме дополнений к заказу, при этом стоимость выбранной категории будет автоматически учитываться программой при расчете общей стоимости заказа. Далее, с помощью новой модификации отчета, менеджер анализирует соответствующую группировку монтажей (рис. 2). Плановая и, позднее, фактическая дата установки выставляются менеджером в соответствующих полях основного окна программы.

Отметим, что в случае монтажа для первоначальной прикидки по срокам удобно использовать и сервисную функцию построения графика установок изделий по датам. Заказы здесь сгруппированы лишь по датам, и визуализация их посредством гистограммы позволит менеджеру наглядно оценить ситуацию.

Подчеркнем, что соответствующие формы отчетов нужно создать средствами дизайнера отчетов лишь единожды, а использоваться они потом могут повседневно. При этом дизайнер отчетов является гибким инструментом, что позволяет пользователю программы Optima WIN™ 5.2 самостоятельно разрабатывать свои формы отчетов, несколько отличающиеся от описанных выше, с целью наиболее полного удовлетворения запросов своей компании. По вопросам заказа описанных в докладе или аналогичных форм отчетов можно обращаться в отдел сопровождения ООО "Алтек".

Хочется надеяться, что пользователи программы Optima WIN™ 5.2 по достоинству оценят возможности планирования деятельности оконной компании, предоставляемые программой, и успешно применят их в практике своей работы.

Рис.1 – Группировка замеров по районам города.

Рис.2 – Группировка монтажей по районам города с указанием категории сложности монтажа.